Lunes de App: no olvides tus pendientes con Todoist

Autor: 

Ernesto Guerra
|
11 Noviembre 2019
| |
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Crédito de fotografía: 

Doist

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Organizar nuestro día y cumplir nuestras obligaciones es una labor que no siempre sale de la manera esperada. Algunos tenemos memoria de pez, y solo con algo que nos tenga las tareas presentes todo el día podemos llevar a cabo de manera óptima nuestros objetivos.

Para ello, te propongo una de mis aplicaciones preferidas. Puede usarse en iOS, Windows y Android, y si estás en un lugar donde no tienes acceso a tus dispositivos, también puedes hacerlo mediante su versión web, lo que quiere decir que irá contigo a donde estés.

Todoist es el nombre de esta solución de la empresa Doist que se basa en uno de los principios organizativos más famosos del mundo, el GTDGettingThings Done, o sea, cumplir tus pendientes–.

Para ello, la interfaz es muy sencilla de usar. Presionando el símbolo de más (+) podrás agregar tus tareas pendientes, y es justo ahí donde comienza la magia.

Escribe tus tareas y Todoist las organiza

La razón por la que elegí Todoist de entre todos los gestores de tareas— a pesar de las limitantes que ejemplificaré más adelante — es su comprensión de nuestro lenguaje. Cuando presionamos el botón de añadir una tarea, nos aparece una ventana flotante en la debemos introducir los datos específicos de lo que necesitamos recordar.

Si escribimos, por ejemplo “Mañana a las 16”, automáticamente la app entenderá la fecha exacta en el calendario y aparecerá ese día en la hora señalada. Normalmente, los gestores de tarea piden que hagamos esta operación de manera manual, eligiendo en el calendario y luego en un reloj, pero de esta forma todo radica en la manera en que lo introduzcamos.

Si queremos que la tarea se repita, podemos escribir “cada lunes” y no será necesario volver a introducirla. Otros detalles que se pueden definir son la prioridad de la tarea, usando las frases p1, p2, p3. De acuerdo con eso, cada elemento tendrá un color de prioridades y aparecerá como más o menos urgente, incluso en la vista diaria.

Además, cada tarea se puede añadir a un proyecto específico. En mi caso he creado, por ejemplo, proyectos como “Trabajo” o “Personal”. La creación del proyecto se hace usando una # delante del nombre que se le asigne, y cada uno de ellos tendrá una serie de tareas. Entonces, si quiero entregar mañana un trabajo sobre informática muy importante, introduciría:

Mañana a las 9 am Entregar trabajo de informática p1 #Trabajo y quedaría como en la imagen:

Todoist entiende el lenguaje.

Subtareas, posponer y karma

Si seguimos en la línea de la tarea que planteé más arriba, quizás para cumplirla necesite hacer otras cosas primero. Es decir, subtareas. En este caso, para entregar ese supuesto trabajo de informática, tendría que buscar fotos. Pues nada más sencillo que abrir la propia tarea y presionar el botón “+Añadir subtarea”, para jerarquizar otras a la principal.

Una tarea puede estar compuesta de subtareas.

Después de cada tarea cumplida, solo debemos hacer un toque en su casilla de verificación y automáticamente se archivará. En este punto es importante hablar de otro de los elementos más interesantes de la aplicación: el karma.

Como la idea es que cumplamos nuestros pendientes, por cada tarea terminada Todoist nos regalará una puntuación. Cada uno de estos puntos serán acumulativos y nos otorgará uno de los siguientes niveles:

· Principiante

· Novato

· Intermedio

· Profesional

· Experto

· Maestro (mi nivel actual)

· Gran maestro

· Iluminado

El karma no solo se gana completando y añadiendo tareas, sino usando las funciones de la app, cumpliendo tareas en racha, haciéndolas a tiempo y alcanzando los objetivos semanales. Se pierden puntos de karma cuando las tareas están sin cumplirse por más de cuatro días.

Sin embargo, las tareas no son inamovibles. Presionándolas está la opción de posponerlas y, si estás conectado a Internet, puedes escoger una fecha conveniente para ti o simplemente hacerlo manual.

Vistas y widget

Las vistas nos permiten tener una vista ordenada de nuestras tareas de manera cronológica

Uno de los núcleos de Todoist está en las vistas. Puedes encontrar tus tareas de las siguientes maneras:

· Bandeja de entrada

· Hoy

· Por proyectos

· Pendientes en los próximos siete días

· Etiquetas

· Filtros

De ese modo, será más fácil localizar tus tareas y planificarte de forma más óptima. Además, esas vistas puedes escogerlas para el widget de tu pantalla de inicio (Android) y así, cada vez que desbloquees el teléfono estarán ahí para recordarte lo que queda por hacer.

Lo que no nos gusta de Todoist (y no es del todo su culpa)

Todoist es una app freemium. Por tanto, si bien se puede usar con un montón de funciones gratuitas, otras tantas son de pago. Si vives en Cuba, sabes que es casi imposible pagar por estas características, aunque más adelante te daremos un truco para poder usarla en su totalidad por algún tiempo.

Los recordatorios — similares a las alarmas — no están disponibles. Y ahí es donde muchos usuarios se preguntan para qué quieren una app de gestión de tareas, si no me las recuerda. En mi caso, todos los días a las 9:00 am reviso los pendientes de esa jornada o los mantengo a la vista en el widget. Si hay algo que necesite recordar con urgencia, programo una alerta en Google Keep, Calendar o las propias alarmas.

También son de pago las etiquetas. Con ellas puedes tener, por ejemplo, tareas @EnProceso o @Urgente, clasificadas en un solo lugar más allá del proyecto en el que se inscriban. Otro elemento que no es gratis, es el de filtros. Por defecto hay varios, pero la posibilidad de crearlos está dirigida a los clientes premium.

Para poder usar todo esto sin pagar, Todoist premia a los que venzan ciertos niveles de Karma con la condición de cuenta premium por un mes, o la posibilidad de enviarle un código de regalo a un amigo para que la use sin restricciones por 30 días.

Otro detalle es que para empezar a usarla y que funcionen los niveles de Karma, Todoist necesita estar conectada, pero tiene un consumo mínimo.

De momento, llevo cerca de tres años con esta aplicación y es una de mis imprescindibles. Descargala en Apklis (si estás en Cuba) o en las tiendas de iOS y Android:

Descarga en Apple Store

Descarga en Apklis

Y tú, ¿usas Todoist? ¿Qué te parece?

 

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